青海大学学生资助档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为进一步规范学生资助档案管理工作，确保学生资助档案的真实性，完整性和规范性，现根据《青海大学档案管理办法》，结合我校学生资助工作实际情况，特制定本办法。

第二条 学生资助档案是指在学生资助工作中形成的、反映历史面貌的、具有保留价值的各种历史记录，包含但不限于文字、图表、声像及电子等载体。

第三条 归档的各种有保存价值的材料都应分别按年度立卷归档。

第二章 机构职责

第四条 学生资助档案管理采取校院两级管理模式，由学生资助管理办公室和各院系共同负责。

第五条 学生资助管理办公室全面负责全校学生资助档案的建档、保存及查阅工作；督促、指导和检查各院系加强资助档案管理工作。

第六条 各院系协助配合学生资助管理办公室开展学生资助档案的收集和建设工作；负责本院系学生资助档案的建档、保存及查阅工作。

第三章 归档范围

第七条 校学生资助管理办公室归档材料：

（一）学生家庭经济情况审定材料：学生家庭经济情况审定申请表、高等学校学生家庭情况调查表和学生家庭经济情况审定公示材料等。

（二）生源地助学贷款材料：生源地贷款受理证明及确认函、贷款毕业生确认表、助学贷款发放表等。

（三）各级各类资助评定材料：各级各类资助评定文件、评定初审表和汇总表、班级民主推荐材料、评审会议记录、评审报告、公示材料等。

（四）勤工助学材料：勤工助学岗位设置申报表、勤工助学情况备案表、学生勤工助学申请表、每月勤工助学考勤表、勤工助学资助金审批发放表等。

（五）绿色通道材料：绿色通道工作文件、新生办理绿色通道统计表。

（六）特殊困难补助材料：特殊困难补助申请表、特殊困难补助资助金审批发放表等。

（七）资助育人成果材料：能反映资助育人教育的各种材料，包括但不限于文字、图片、影像等材料。

（八）学生资助工作文件、管理制度、年度工作计划与总结等相关材料。

第八条 院系归档材料：

（一）学生家庭经济情况审定材料：本院系学生家庭经济情况审定汇总表、高等学校学生家庭情况调查表或其它困难证明材料、班级民主评议材料及公示材料等。

（二）各级各类资助评定材料：各类评定工作布置的通知文件、班级民主评议材料、公示材料等。

（三）各院系资助育人活动材料。

第九条 学生资助管理办公室和各院系学生资助档案在各项工作完成后半个月内完成归档工作；资助档案归档材料包括电子版材料和纸制版材料。

第四章 管理要求

第十条 学生资助档案管理应指定专人负责，学校设立学生资助档案资料室。管理人员要定期对档案保存情况进行检查，人员调动或离开学生资助岗位时必须办理学生资助档案移交手续，不得擅自带走或销毁。

第十一条 学生资助档案的提供和利用，必须严格遵守保密制度。学生资助档案不对外开放，相关单位或部门确因工作需要可以查（借）阅学生资助档案，但须经学生资助管理办公室负责人批准，办理相关查（借）阅手续，查（借）阅者不得丢失、损毁、涂改学生资助档案。

第十二条 学生资助档案保管期限一般为八年，对保管期满的学生资助档案经学生资助管理办公室鉴定，报经学生工作处会议研究通过，无保留价值的可作销毁处理；仍需永久保存的，应及时移交学校档案馆或学校学生资助档案资料室保存。

第十三条 档案管理人员和档案借阅人员应严格遵守学校档案管理纪律，对违反档案管理制度的人员，一经查实，学校将依据有关规定，视情节轻重，给予相应处分；涉及违法犯罪的，交由司法机关处理。

第五章 附 则

第十四条 本办法适用于青海大学全体在册学生资助档案。

第十五条 本办法由学生资助管理办公室负责解释。

第十六条 本办法自印发之日起实施。